江门知识产权管理体系认证申请

1表单制定和修改
1.1 各部门应依据程序文件、作业标准指导文件所叙述的方法、要求或者指示执行编制记录所需的表单，表单必须清楚标明名称，且应覆盖体系的所有规定过程及所有活动。
1.2各部门经理应确实审查所需表单的编制及其适宜性与完整性。
1.3所有新表单的制定，均要经由管理者代表审核通过后，方可提交体系部进行编号、登记和发行。
1.4表单修改时，由相应部门确认无误后，提交体系部，由管理者代表审核通过后，回收旧版、发行新版。
2表单的登记、发行
2.1各部门将编制的表单，经规定权责人员审批后，送交体系部管理。
2.2体系部对表单实施编号和发行；由有权人员将表单上传至公共文件夹共享也视为发行。
2.3体系部编制《记录文件清单》对表单进行管理，如有更改，应及时对外公布，以便各部门查阅和检查所用表单是否为版本。
2.4表单的版本控制，当表单只做格式上的调整，其记录内容的要求没有发生改变或增减时，不做改版处理，此时可由体系部直接更换即可，如果表单中的重要栏目和追溯栏目发生改变或增减时，必须改版。
3记录填写要求
3.1各部门根据工作需要填写相应的表单，以产生记录。
3.2记录要求
1）记录应字迹清晰，易于辨认，对于表格中重要的和追溯性栏目（如合同号、日期等），填写时不准遗漏。
2）记录因书写错误修改时，可用双横线将错误内容划掉，重新书写正确内容，对于重要的和具有追溯性字段的修改，修改者应在旁边签名并注明日期；记录修改时不能使用涂改液，不能将错误内容修改得看不清楚。
3）记录中不需要填写的项目或栏目可以“/”划掉。
4记录确认、收集、整理、编目、装订
4.1记录填写完毕后，必要时由填写人的直接上级确认记录的完整性和真实性。
4.2具体有关记录的审批权则根据记录本身的特性而定。
4.3各部门负责对本部门产生的记录进行收集、整理、编目、装订。
4.4记录一般以时间先后的顺序，根据实际情况按相应的时间期限（周、月、季、年）收集，填写《记录清单台帐》，以记录名称或编码分类标识（记录名称、保存期限等），编目、装订成册进行归档保存。跟随文件资料的记录表单（如合同评审单）等，随文件资料一起归档，不单独装订成册。
5记录归档、存储和保管
5.1体系部负责将各部门装订成册的记录汇总归档保存。
5.2记录保管场所应避免潮湿，需防止记录变质、损坏和丢失。
5.3记录的保管方式可以是多元化的。如电子记录、扫描存档等。
6记录查询、借阅
1因工作需要查询记录时不得损坏、涂改记录，应保证记录的完整性和真实性。
2借阅原则：在持有部门现场查阅记录，若需要复印应先征得记录保管人员的同意。
3合同或客户明确要求时，相关记录应提供给客户或其代表在定期内评估。
7记录保存期限应注意以下要求
7.1顾客要求记录的保存期限：客户重要质量记录保存按照客户要求的期限执行。
7.2合同文件，顾客要求及更改文件、采购订单和修改该文件的保存期限至少为该产品或服务提供后12个月。
7.3审核结果记录（认证机构审核、管理评审、内部审核）保存三年以上。
7.4其他记录的保存期限具体依据《记录清单台帐》的规定实施。

1法律法规等外来文件的收集、管理
1.1知识产权部通过以下途径获取外来文件，并编制《知识产权信息收集渠道列表》
1）从专业报纸、杂志获取。
2）关注（国家、省、市各级）、部门（如科技局、知识产权局等）、行业或通过本地相关部门获取。
3）从知识产权代理机构等专业机构获取。
1.2选择与确定适应性
1）根据公司需要，选择与社会责任有关的法律、法规及其他要求，并确认其适应性。
2）根据国际标准、国家标准、行业标准、地方标准，确定其对公司生产经营的适应性。
1.3外来文件可以目录式管理，以《法律法规及其他要求一览表》体现，对纸质外来文件，在适当位置加盖红色“外来文件”章；对电子档外来文件，需在文件名上加以标注，并定期从标准网站中查询其版本状态，及时更新，同时过期的外来文件作“作废文件”处理。
1.4获取的法律法规和其他要求信息可通过邮件、工作群、通知或宣传等方式及时传达各部门，各部门并将相关信息及时传达给有关部门员工。
1.5涉密文件的存档保管依据IPCX-014《保密管理程序》进行。
2档案管理
2.1此类档案的管理由知识产权部根据档案性质分类管理。
2.2任何人不得擅自在此类正式文件上随意加以标记或任意书写任何文字、符号；如需在文件上做标示、涂改等，须在涂改处签名认可。
2.3应配置专门的文件柜，并将文件保管于干燥、无虫害、防火、防盗之处，以保障文件有效性和安全性。
2.4档案的借阅
1）应将文件有序整理，方便借阅。
2）凡借阅档案，必须办理借阅登记，填写《文件借阅表》，原则上在指定地点查阅。
3）如需借出档案，一般不得超过一周时间，如需延长必须重新办理借阅登记。归还档案时，办理注销借阅登记。
4）档案资料必须妥善保管，未经同意，不得复制或转借。
5）借阅机密文件，需文件责任部门经理、知识产权部经理及行政副总批准；借阅秘密文件需知识产权部副总批准。
6）外部单位（第三方机构）查阅者，需总经理批准，办理手续方可查阅，一般情况下不借出。

1 合同草拟
1.1需求部门通过与相关方洽谈，了解并确认对方意向及要求，与相关方草拟合同。
1.2合同应详尽说明双方的义务关系，必要时可以联合相关部门共同草拟。
1.3合同样本报部门负责人确认。
2 合同审核
2.1需求部门将合同草案报知识产权部审核，并开展如下知识产权管理作业。
2.2合同审查人员由有关部门负责人或具有相关业务知识、工作技能和相关经验的人员担任。
2.3对合同中涉及的知识产权条款，按照《合同知识产权审查表》里的对应审核项进行审核。
3合同签订
3.1经总经理审批后方可与对方签订正式合同。
3.2 所有对外签署的合同或协议需要加盖公章、合同章时都必须提交《合同知识产权审查表》，方可对外签订合同。已审批受控的既定合同模板除外。
4 合同修改
4.1合同审批与执行过程中，合同双方提出调整要求时，应当与对方协商一致，达成修订意向，重新合同审批。

1 人才需求
1.1、需求部门根据部门业务情况或人员情况，提出人才需求
1.2、人力资源部从教育、培训、技能和经历等方面考虑，编制知识产权管理人员《岗位说明书》
2 入职招聘
2.1、入职招聘员工需填写《入职知识产权背景调查表》，进行有相关知识产权背景调查；对与知识产权密切岗位还应签署知识产权声明文件。
2.2新入职的员工都应当签订劳动合同，合同中除约定知识产权权属、保密条款外，对与知识产权密切岗位还应当明确与知识产权相关的和义务；对于涉密人员还要补充签署《保密协议》，协议里约定知识产权保护条款，涉密人员界定依据人力资源部制定的《涉密人员清单》。
3 员工培训
人力资源部制定《知识产权年度培训计划》，根据培训计划组织相关人员培训，培训按照知识产权工作人员，中、高层管理人员，研发人员和全体员工进行分类别分批次培训，并形成《培训实施情况记录》。
4 员工离职
公司员工离职前应当填写《员工辞职申请单》和《工作交接清单》，《工作交接清单》要进行相应的知识产权事项提醒；核心涉密人员离职，必须签订《保密协议》，核心涉密人员界定依据人力资源部制定的《涉密人员清单》。