益阳GB/T50430 施工管理体系 内审员

从GB/T19001到GB/T50430之记录控制流程：
1．一般要求
    （1）记录必须具有可追溯性；
    （2）记录通常包括体系过程运行记录和施工过程形成的工程项目档案资料两个部分。工程技术档案管理的技术性要求见《建设工程文件归档整理规范》GB/T50438-2001的规定。
    （3）记录控制包括对记录的填写、标识、收集、保管、检索、保存期限和处置等要求。
    （4）记录控制权责：
     1）工程管理部门负责工程档案符合性审查、外部移交、内部存档保管；
     2）项目经理部负责工程档案整编归档工作；
     3）办公室负责归档保存行政文件档案；
     4）各职能和层次按要求建立和保存相关记录；
2．规定记录名称、条款、样式、密级、保管、归档、填写、审核、传递和保存期限等要求和权限。
    （1）策划应形成的记录，编制相应的表单，并经授权人批准后使用；
    （2）确定记录档案的保存期限
     1）用于证实体系有效运行的一般管理性记录保管不得少于3年；
     2）工程档案保存期限包括、长期（等于该工程的使用寿命）和短期（20年以下）三种。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
     3）密级分为绝密、机密、秘密三种，同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
3．记录形成
    （1）根据要求将工作和施工过程的信息形成文件或记录，形成文件和记录应与有关工作同时进行；
    （2）记录或文件应完整，字迹或图标应清楚便于识别，确保有关信息的可追溯性，记录的媒体可包括纸质、电子、音像等形式。但应符合、发包方及法规的规定；
    （3）一经形成记录或文件，不得随意涂改。必须更改时，应确保原记录信息清晰，并签字盖章，修改日期。
4．记录整理和编目
    （1）项目部负责收集、积累从开工到竣工的所有工程项目文件资料，工程竣工时，应及时进行整理、立卷、归档，做到资料齐全、准确；
    （2）项目经理是项目部工程资料管理工作的责任人；
    （3）项目技术负责人主管工程资料管理工作，对工程施工资料的形成过程实施控制负责对竣工工程资料的审核工作，确保资料的准确完整。
    （4）项目资料员负责收集、积累、整理项目部的工程资料，做到及时、准确、清楚、完整。工程竣工后负责竣工资料的立卷、装订、移交工作。
5．归档符合性检查
    （1）工程管理部门及各有关责任人，对工程归档文件、体系运行其他记录进行审查，符合要求方可归档；
    （2）归档文件符合性检查应考虑如下要求：
     1）工程项目资料必须经过系统整理，资料齐全，力求完整；
     2）资料应真实、准确，与工程实际相符，具备原件或能够反映原貌要素；
     3）资料书写应符合规定要求；
     4）实施总承包管理的工程项目归档竣工资料时，应尽可能归档原件；无法归档原件的，允许归档复印件，复印件必须具备“三要素：（即原件存放单位、复印单位章、复印人）；
     5）以分包形式完成的工程项目归档要求同上；
     6）归档的载体应保证载体的有效性。
    （3）工程项目竣工后，项目施工档案已经归档，项目经理部的施工图和其他无保存价值的资料应经项目经理审查后报工程管理部门负责人批准后销毁。
6．编目、入库立卷及日常保管维护 （略）
7．工程档案移交建设单位
    （1）工程管理部门组织将工程项目形成的工程文件立卷后向建设单位移交
    （2）建设工程项目各承包单位负责收集、整理各自单位的工程档案并移交。
    （3）应接受城建档案管理机构对工程文件的立卷归档工作的监督、检查、和对工程档案的验收。并获得工程档案认可文件。
8．借阅使用（略）
9．记录到期销毁
    （1）应成立档案销毁工作小组；
    （2）按档案工作规定对超过保管期的工程项目档案进行；
    （3）销毁档案必须严格掌握，对经过确认无保存价值的档案，造册并提出销毁报告报批。应送有关造纸厂销毁，并有专人监销，监销人必须在销毁清册上签字。
    （4）过期但经具有继续保存价值的档案应重新定义保存期限。

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