亳州会议策划活动公司 多年经验

会议策划是会议完满进行的前提和保证。只有经过策划和充分准备的会议,才可能取得预期的会议效果。通过会议策划方案,明确会议的宗旨和目标，确定会议的性质、规模和参加者,从而为会议的准备和开展提供性文件。
会议策划不是简单的文字内容加图片，它是必须要根据会议召开的目的，借助于一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思，做会议策划是为了达到终的会议效果。一份好的会议策划，一定是对会议的执行方案有深入的思考和研究，具有现实可行性。
会前筹划：
1：会议的时间、地点、参会人员的确定；
2：会议的内容、报到地点、要求等；
3：联系酒店、会议室、餐饮安排，会议资料的准备、会议设备的准备，会议场地的置；
4：会议预算的确定
5：如何通知与会人员参加会议，并统计交通线路
会中准备：
1：设立签到处，安排接待人员
2：确保条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖啡杯、茶水等正常
3：确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者
4：灯光、音响效果，室内温度等调节
5：中场休息的安排
6：安排专人负责带领与会人员前往各处（厕所、餐厅等）
会后收尾：
1：安排专人负责与酒店结账，并安排专人送与会者离开
2：收拾会议物品，避免遗漏
3：整理会议记录，总结会议纪要，分析会议的不足之处
会议策划的注意事项：
统计参会人员表格：姓名、电话
签到表：姓名、电话、性别、资料领取、签字、备注
到达时刻表：姓名、电话、路径、班次、时间
房间安排：姓名、电话、性别、时间
订票：姓名、电话、、人数

会议策划就是为了使会议取得预期的目标而进行构思、设计,拟订出合理可行的 方案的过程也就是说,为了把一次会议（或活动)组织好，我们要预先决定开什么 会,为什么开会，何时、何地、何人开会，如何去开，谁来组织谁来主持等—系列问题。

会议策划过程中需要注意的细节：
1、 在会议开始之前，全局性的总体策划还得由您来做，做出会议进程“时间进度表”;
2、 如果会议形式比较郑重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需制作，您还得与印刷厂商协商处理)；
3、 会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的，您还得负责收取会务费；
4、 取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益；
5、 您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之会议承办方，请他们协助制定；
6、 在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度；
7、 正式会议开始之前，检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和设备)，确保万无一失；
8、 报到结束后，及时通知会议承办方准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协商解决，避免酒店和您不必要的麻烦；
9、 一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数；
10、 制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清；
11、 与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间；
12、 做好会议期间的协调工作；
13、 会议结束后，根据实际情况做出此次会议的总结报告，备档。

一份详尽的会议策划方案包含了很多事项，如会议目的、规模、时间场地、与会人员、预算、会议形式、分工等等。而会议不同策划内容也有很大不同，但是策划的方法和步骤大致都是一样的，我整理了一份需要着重注意的点给大家参考：
一、与沟通了解会议目的策划之前的沟通是必不可少的工作，了解举行会议的目的，确定整个会议策划的大方向，方案要体现出主办方的意图，否则完全是无用功。比如要沟通好会议的主题是什么？多大规模？请哪些来？议程是什么？有什么特别交代的事项？二、草拟初步方案，与确认沟通之后应该将初步的方案拟写出来，交给来审核。因为在沟通过程中，有可能出现理解偏差的情况，把方案写到纸上，能够及时纠正，避免走偏。同时，如果需要修改，或者有新的想法，也可以及时加上去。
三、细化方案初步方案确认后，就要来细化每一个环节了，这一步骤是重要的一步。可按照“会前、会中、会后”的思路来安排好每一个步骤。1、会前准备：会议通知、落实与会人员名单、安排会场、会场平面图、会议签到、会议材料发放等等。会前准备工作量较大，会场的安排比较讲究，根据不同的会议来布置现场，同时也要考虑作为安排等等。诸如会议通知、签到的事项，可以借助会议助手软件来协助，大大减少工作量。2、会中：物料配合、人员配合会议每一个环节需要什么物质材料配合？工作人员在每一环节应做什么？都需要策划到位。比如会议中有现场的环节，那是用转盘来？还是可以用会议助手软件来投放到大屏幕，人人可参与到弹幕互动？3、会后：会议纪要、总结、宣传报道会议结束后需不需要进行宣传报道？如果需要就要准备照片和宣传稿。会议纪要可以通过会议助手在企业微信发布，方便与会人员及时查阅，如有修改意见也可以在评论区提出。
四、合理分配工作执行中很有可能出乱子，要懂得与同事分工合作，千万别一个人把全部活揽下来。如果真有什么情况，到了紧要关头往往都是顾得了头顾不了尾了，因此分工合作是必需的，多一个人分担处理当然会更靠谱。五、主办人公布策划方案并宣布分工策划方案确认完成后，由来公布并分配工作，这一点很重要，毕竟自己没有分工权力，同事不一定能全力执行。由出马，那就变成了自己分内的工作，这是不一样的性质。完成了以上的策划工作，那么执行下去就会事半功倍。当然，在执行过程中会遇到各种各样的情况，这时就需要及时调整，灵活处理哦！
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