招标采购是一个复杂的系统工程,它涉及各个方面各个环节。一个完整的招标采购过程,基本上可以分为以下几个阶段。
1.策划
招标活动,是一次涉及范围很大的大型活动。因此,开展一次招标活动,需要进行认真的周密策划,招标策划主要应当做以下的工作。
(1)明确招标的内容和目标,对招标采购的必要性和可行性进行充分的研究和探讨。
(2)对招标书的标底进行初步估算。
(3)对招标的方案、操作步骤、时间进度等进行研究决定。例如,是采用公开招标还是邀请招标,是自己亲自主持招标还是请人代理招标,分成哪些步骤,每一步怎么进行等。
(4)对评标方法和评标小组进行讨论研究。
(5)把以上讨论形成的方案计划形成文件,交由企业层讨论决定,**企业决策层的同意和支持,有些甚至可能还要经过公司董事会同意和支持。以上的策划活动有很多诀窍。有些企业为了慎重起见,特意邀请咨询公司代理进行策划。
2.招标
在招标方案得到公司的同意和支持以后,就要进入到实际操作阶段。招标的个阶段就是招标阶段,招标阶段的工作主要有以下几部分。
(1)形成招标书。招标书是招标活动的**文件,要认真起草好招标书。
(2)对招标书的标底进行仔细研究确定。有些要召开会议,甚至邀请一些咨询公司代理。
(3)招标书发送。采用适当的方式,将招标书传送到所希望的投标人手中。例如,对于公开招标,可以在媒体上发布;对于选择性招标,可以用信或特快专递直接送交所选择的投标人。许多标书是要花钱买的,有些标书规定是要交一定的保证金的,这种情况下要交钱以后才能得到招标书。
3.投标 投标人在收到招标书以后,如果愿意投标,就要进入到投标程序。其中,投标书、投标报价需要经过特别认真地研究,详细地论证完成。这些内容是要和许多供应商竞争评比的,既要又要合理,还要有利可图。投标文件要在规定的时间内准备好,一份正本、若干份副本,并且分别封装签章,信封别“正本”、“副本”字样,寄到招标单位。
4.开标 开标应按招标通告中规定的时间、地点公开进行,并邀请投标商或其委派的代表参加。开标前,应以公开的方式检查投标文件的密封情况,当众宣读供应商名称、有无撤标情况、提交投标保证金的方式是否符合要求(在有保证金的前提下)、投标项目的主要内容、投标价格及其他有**的内容;开标时,对于投标文件中含义不明确的地方,允许投标商做简要解释,但所做的解释不能**过投标文件记载的范围,或实质性地改变投标文件的内容。以电传、电报方式投标的,不予开标。开标要做开标记录,其内容包括项目名称、招标号、刊登招标通告的日期、发售招标文件的日期、购买招标文件单位的名称、投标商的名称及报价、截标后收到标书的处理情况等。在有些情况下,可以暂缓或推迟开标时间,如招标文件发对原招标文件做了变更或补充;开标前发现有足以影响采购公正性的违法或不正当行为;采购单位接到质疑或诉讼;出现突发事故;变更或取消采购计划,等等。
5.评标 招标方收到投标书后,直到招标会开会那天,不得事先开封。只有当招标会开始,投标人到达会场,才可将投标书邮件交投标人检查,签封完后,当面开封。开封后,投标人可以拿着自己的投标书向全体评标小组陈述自己的投标书,并且接受全体评委的质询,(或者)甚至参加投标辩论。陈述辩论完毕,投标者退出会场,全体评标人员进行分析评比,后或打分选出中标人。评标由招标人依法组建的评标会负责。评标会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的组成,成员人数为5人以上的单数,其中技术、经济等方面的不得少于成员总数的2/3。一般招标项目可以采取随机抽取方式选择,招标项目可以由招标人直接确定。与投标人有利害关系的人不得进入相关项目的评标会,已经进入的应当更换。评标会成员的名单在中标结果确定前应当保密。招标人应当采取必要的措施,保证评标是在严格保密的情况下进行的,任何单位和个人不得非法干预、影响评标的过程和结果。
6.定标 在全体评标人员或打分选出中标人员以后,交给投标方,通知中标方。同时,对于没有中标者也要明确通知他们,并表示感谢。以上是一般情况下的招标采购的全过程。在的场合,招标的步骤和方式也可能有一些变化。
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