大型年会策划

年会人的方面的准备包括三种：
**个指的是参会嘉宾的确定，直至嘉宾正常出席年会。
嘉宾的确定，往往需要在策划年会环节就开始对嘉宾进行邀约，并且随时确定嘉宾的排期与动态，好能有专人维护对接，直至对方出席年会现场。因为一般大咖的时间排期都会比较满，在一对一对接的情况下，首先能与嘉宾保持密切联系，显示主办方对活动嘉宾的重视。其次也是为了持续确认嘉宾的时间安排，保证嘉宾按时到场。
*二个，指的是参加此次年会的观众，需要从宣传到报名结束，保证此次年会的参与人数。
年会观众的招募，也需要在策划年会前就开始进行，且在预热期结束时，就必须完成年会观众的招募工作。按照以往经验，招募观众的数量，好大于实际现场能容纳的参与人数。因为当天较有可能部分观众因各种原因无法参加活动，即使各位观众都按时到场了，我们也可以营造现场一种高朋满座、人气爆棚的现场氛围。
*三个，指的是活动现场的工作人员，现场人员的分工，各司其职，保证年会活动的顺利召开。
年会工作人员的确定，需要在年会预热期结束前确定好。好列一个分工事项表和负责人联系表。将工作职责分配到人，专人专岗。并且部分工作人员有紧急问题时，随时可以联系相关负责人，协助解决。
02、物料的准备
物料的准备，主要包括两种：
**种是指的年会前期的宣传物料，如之前说的邀请函，创意视频等；
*二种，指的是年会当天参会人员的伴手礼以及嘉宾礼物。
因为这些物料都需要一定的制作周期，比如视频，需要经历脚本文案的确定，拍摄，剪辑，终成片等过程。礼品的制作需要经过挑选，打样，批量制作，运送等过程。
每一种物料的确认，一般都还需要公司**的拍板。因此整个周期非常长，物料准备的截止时间，就是预热期结束时，也就是说，年会**天，所有的物料，必须全部准备到位。
03、场地的准备
场地的准备，包括两个步骤，第一步是策划年会阶段，需要挑选合适的活动场地。*二个是，年会召开前夕，年会现场需要布置完毕。
常见的年会场地，按照人数规模不同，一般分为酒店、会议中心和体育场馆。在确定年会场地时，需要综合考虑场地的档次标准、交通条件、人数规模、整体价格、场地排期等因素，挑选出一个性价比合适的场地。
在布置年会现场时，需要提前设计布置方案，合理规划年会现场的各个区域，包括检票区、活动会场、互动展示区等，活动会场又分为**席、嘉宾席、媒体记者席、普通观众席等。还有现场各个宣传元素，这些也需要考虑好。如果预算足够的情况下，布置场地的工作，交给一个靠谱的外包供应商来做，往往效果看起来会较专业，主办方也能较省心。
综上，当我们考虑周全并执行了一整套的年会筹办内容后，包括3个**和两条线：年会主题、年会当天活动环节和年会嘉宾、年会宣传线和年会资源落地线。此次年会的筹办就基本准备完毕了。仔细发现，我们完成由内而外，从**到整体的筹办工作。这样的一个思路，对除了举办年会之外的大型活动，也能起到一定的借鉴意义。

我们觉得首先明确年会场地布置五大要素：
年会舞台背景、年会签到布置、年会舞美设备、年会摆台。 不同的企业不同的人员归纳要点不同，但是只要您的年会场地在五大要素中都安排丰富，年会场地布置**，那么整场年会会让所有的参会人员满意。
年会要素A：年会场地舞台背板很多企业筹办年会容易忽视舞台背板这一要素，其实舞台背板起到整个年会的**功能，能够一眼营造出整个场地的气氛，尤其是精心设计精心搭建的舞台背板可以直接奠定一个场地恢宏大气，喜庆祥和的气氛。再加上精致的舞台及讲台搭配。年会场地的基调就已经基本完成。
年会要素B：年会签到 年会签到其实也是一个很重要的环节，很多企业因为觉得年会是自己内部的员工，签到没有必要，往往忽视这一环节的设置，签到不仅会起到一个核定出席年会人数登记姓名的作用，同时签到环节还是一个提供沟通，暖场以及奠定前期会议气氛的环节。所以签到环节不容忽视，而且巧妙专业的签到安排往往比会议本身较能给予人留下深刻的印象。无论是在一条长长的画轴上签下自己的名字，还是在红毯的一端刻画下自己的姓名。抑或是和同事在异型搭建前的合影，签到背景前的留言。这些温馨动人的场面也许就是来年年会上温馨动人的一个环节。所以年会签到一定不容忽视，签到一定要精心设置。
年会要素C：年会舞美 这里所涉及的设备主要取决于场地的需求，一个完善的年会场地布置中必然会涉及到年会设备的租赁使用，不管是高质的音响还是大幅面的投影设备，搭配上精心设计的年会背景和大型年会舞台，不管从哪个角度都能呈现出年会布置的精心以及主办企业的实力和风采。当然搭配上烟雾、泡泡、或者更多种的年会舞美设备，您的年会将从头到尾都会沉浸在欢呼和雀跃之中。
年会要素D：年会摆台 年会的摆台形式大多采用圆桌式，一个漂亮**的年会场地布置自然离不开年会桌椅摆台。那么精致的桌面、色彩缤纷的椅套以及大面积的蝴蝶结装饰，无论象征财气的金还是代表喜庆的红抑或高中典雅的紫都将点亮全场年会的视觉。这将是一场色彩与激情碰撞的感受。触目所及的主题元素和色彩结合，让你的年会场地唯美到让人陶醉。如果再搭配桌面的主题台卡、鲜花、一些巧妙心思的点缀将会给您的年会带来非凡的效果。

在了解这些知识后，接下来跟大家一起交流下举办一场年会剩下的重要内容，那就是如何做好年会的两条线，分别是年会宣传线和年会资源落地线，帮助年会较好落地实行。
四、年会宣传线
召开年会，其实就好比搭起台子唱戏，如何想让这场戏让更多人来看，那就需要靠吆喝了。因此，想让年会的影响力较大，宣传工作尤为重要。按照一般的宣传节奏，年会宣传一般分为预热期、举办期和延续期，基本上也就是会前、会中和会后环节。
确立年会宣传的时候，我们首先要了解此次召开年会召开的目的和背景，此次参会人员的特点和痛点，从而定下整体传播策略，这个策略可以与年会主题完全一致，也可以是在年会主题基础上做的一些延伸。
01、预热期宣传
所有的宣传活动，都分为线上宣传、线下宣传或者二者的结合。预热期的宣传也是这样的，而为了达到四两拨千斤的效果，预热期较侧重线上宣传。
预热期一般指的是年会正式召开的**周，这段期间主要传播目的就是扩大年会的声势，向外界传达出XX要举办一个什么样的年会的消息。常规的线上预热宣传包括创意H5宣传、**海报宣传、病毒视频宣传、邀请函宣传等方式。线下宣传包括户外广告、楼宇广告、报纸广告等。
创意H5宣传
充满创意的H5，永远是人们乐于分享和刷屏的经典素材。而制作这类H5，难点就在于创意的展现。有时候一个H5做得好的话，整个预热期就不需要做其他宣传了。
7月份腾讯与故宫联合制作的《穿越故宫来看你》的H5，创意就相当精彩。讲的是。大明皇帝朱棣，化身为Rap 歌手，戴上墨镜、跳骑马舞、玩自拍、晒表情，后引出了腾讯和故宫联合举办 Next Idea 创新大赛的消息。我个人觉得，这个H5的内容，用来当做一个线下展览或者年会活动宣传，也是相当不错的。

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如今，“只吃饭，不沟通”的年会，已鲜有人问津。举办公司年会，并非只是单纯的吃年夜饭。一年一度的企业年会，是企业员工的盛大聚会，年会办得好，不仅能够激扬员工士气、深化内部沟通，较能营造组织氛围、增进目标认同，为来年的工作奏响序曲。

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