上海普陀会议策划执行公司

上海束影文化传播有限公司是公司年会、活动演艺、展览展示、同传设备、灯光音响租赁为一体的整合性商业服务公司。借鉴中外的执行理念和服务模式，结合本土运作方式，秉承的技术，诚信的服务于各和大中小型客户，务实、求真，不断摸索，不断完善。
如何进行会议管理 （一）
　　(一)服务规范
　　接、送(机)站接待服务规范
　　(1)会务人员要求统一着装，着装整洁，化淡妆，提前30分钟抵达迎接地点。
　　(2)详细阅读接站安排表;了解与会人员的情况，包括姓名、性别、年龄、身份、职务、、信仰、生活习俗、健康状况、所代表的组织机构等基本情况。
　　(3)在机场显示屏查对航班抵达信息，到达厅分W(W1、W2、W3)和E(E1、E2、E3)各三个出口，接机人员必须先在机场大屏幕上查到应接航班的到达出口。提前通知接机司机做好用车准备，沟通好接站时间、人数，等客地点。
　　(4)在对应出站口举接站牌礼貌站立、思想集中，精神饱满地恭候客人光临;按照迎送规格：对于邀请的VIP、嘉宾和重要发言人，在参加迎送的主要与主宾握手之后献上鲜花。禁忌用菊花、花、石竹花和的花朵。
　　(5)客人到来，要面带微笑，主动相迎，热情问好，以礼相待。(根据情况用敬语：您好!早上好!晚上好!请上车!)主动打开车门，同时用手挡住车门上框，避免碰伤客人的头(小车)，引领客人上车;
　　(6)客人携带行李，应主动帮助客人提拿物品，搬装行李。
　　(7)送客人至酒店(机场)路途程中，跟车人员需作自我介绍及沿途讲解;
　　(8)如需接航班及人数较多，先到的客人需等候时，接机人员应礼貌、耐心的向客人说明情况，以便得到客人的谅解;
　　(9)客人离车前，要提醒客人带齐物品，客人下车后应立即检查车内有无物品，如发现有物品留在车上，要迅速设法归还失主。
　　(10)送机(站)需详细阅读送机(站)安排表，主要了解与会人员的航班起飞日期、时间、航班号，火车车次，人数、联系方式及离开酒店出发时间;工作人员提前1小时到酒店大堂清点人数，调配交通车辆。应电话联系提醒客人，以免贻误航班;
　　(11)送机人员沿途应致欢送辞，将客人送至机场出发厅。
　　(12)与会、特邀嘉宾等身份较高者应当由会议主办方亲自到机场或车站送行。
　　会议登记、签到接待服务规范
　　(1)会务人员于会议签到当天提前两小时到会议酒店做会议准备工作。要求统一着装，着装整洁，化淡妆。
　　(2)准备好会议用品：电脑、打印机、A4纸、计算器、点钞机、剪刀、纸笔等文具。
　　(3)联系酒店本次会议的负责人并落实当天所需房间数量、办理住房手续、领取、餐券、免费停车证等。交一份会议日程安排给酒店负责人。
　　(4)与酒店前台落实早、午叫醒服务时间。
　　(5)客人抵达酒店，负责引导的工作人员在大堂门口同主办单位接待人员欢迎与会人员、迎接并引领客人至会议接待处(签到台)。
　　(6)与会人员来到报到处，要面带微笑，主动相迎，热情问候;指引填写登记表--签到—--收费(做好找零准备)--发放会议资料-发放会议各种票证、等根据分房表发放。
　　(7)客人较多时，办理手续有序进行，做到办理一个，接待另一个，招呼后一个，并请客人稍等，不能冷落了客人;
　　(8)验看客人签名、需客人帮助时，要注意使用礼貌用语“请问、对不起、请稍等、谢谢等”;
　　(9)接受客人咨询时，注意目光的视角及认真倾听。回客人的询问，做到百问不厌，有问必，多人询问时，应先问先，急问快。对个别过分挑剔的客人，坚持以诚相待。
　　(10)重要或VIP装信封内，信封标注客人、姓名、楼区、楼层、房间号。
　　(11)引导人员指引电梯口方向，嘉宾或重要，须引领客人至电梯口，按电梯，微笑示意客人进电梯后离开。
　　(12)根据与会人员登记表整理与会者通讯录。与会者通讯录便于与会者查找同事、老友，结识同行业的新朋友，也便于以后联系及交往。
　　(13)根据会议登记表调整会议座位座次安排表、宴会安排表、送机(站)表、会后考察登记表、与会人员住宿名单表等。

拟定活动会务策划案和具体操作方案。
活动策划案是整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，会议核心成员才提供。
具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公司，整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。
六、新闻通稿及相关资料准备提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为：
1、会议议程
2、新闻通稿
3、演讲发言稿
4、公司/组织宣传册
5、有关图片
6、纪念品(或纪念品领用券)
7、企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)
上海束影文化传播有限公司是从事活动策划、活动搭建、节目演出、灯光音响LED大屏租赁、场地预定和地面推广的综合服务型公司。

如何进行会议管理 （二）
住宿接待服务规范
　　(1)安排房间时，要考虑房间的布局是否集中
　　(2)与会者的身份高低不同，安排房间时，有必要做到有所区别。协同会议主办方安排房间。
　　(3)与会者中老、弱、病、人士，应尽量安排在会议底层或离服务台近的房间
　　(4)会议主要嘉宾的陪同或随行人员的房间，应安排在会议主要嘉宾的房间附近，在隔壁或者对面，以方便照顾。
　　(5)会议接待人员的休息室应安排在离楼层或电梯口较近的地方，并有醒目的标志，方便与会人员联络和寻找。
　　(6)自费与会者对房间有的要求，也应当尽量予以满足。
　　(7)有外国友人参加的会议，应该按照国际惯例一人住一间房。
　　(8)为会议的预留出条件优越的房间。
　　(9)安排房间时，尽量把先抵达，或者准备同时离开会场的人员房间集中安排，这样既方便管理，还可以协调周转房间，节省费用。
　　(10)与会者的住房表要按一定的顺序排列，在名字后面写上房间号码。另一种是按照房间号码顺序排列的住房表，在每个房间号码后面写上与会者的姓名。
　　(11)如果会议注册费中不包含住宿费，那么必须要求与会者事先缴付一定的，以免会后收不到会议住宿费而造成损失。
　　餐饮接待服务规范
　　(1)根据会议报到登记表统计就餐人数，提前4小时通知酒店餐饮部做好备餐准备。
　　(2)根据就餐标准、规格和确定的菜谱。就餐标准根据预算分解为早餐、中餐、晚餐的具体支出。菜谱的确定要考虑就餐标准，应在经费预算内。
　　(3) 落实自助餐、围餐的摆放形式，西式自助餐取餐台一般是环形、长方形。不固定座位，自行取食进餐，适合不同口味。中式围餐一般是圆桌型，设主桌。主桌可以是一围也可以是二围，人数一般是12人-18人。
　　(4)主桌需要摆设鲜花、座位人。主桌在餐巾花、围裙、餐具的布置应区别余其他桌。正式宴会通常要挂横幅，有时还配以标语，内容可以根据宴会的主题来拟定。
　　(5)提前1小时检查餐厅餐台布置、台座位牌、台卡;调试灯光、空调、音乐、宴会致辞所需的话筒。
　　(6)落实用餐所需酒水、饮料对应的杯具摆放(水杯、红酒杯、白酒杯等)。
　　(7)发放就餐凭证，做好每餐的用餐人数和酒水的登记;就餐凭证一般有两种：印刷的会议就餐券，在与会人员报到时与会议资料一起发放，每次就餐时收回;另一种是凭会议进入餐厅就餐。
　　(8)确认、落实次日的用餐人数或用餐标准;
　　(9)有饮食习惯的与会人员要另外安排，尽可能满足少数名族(如)或者素食者的饮食需求。
安排返离、清理现场服务规范

会议室租赁价格是多少？昂贵吗？
　　毋庸置疑，专门的场地，所使用的器材，配备的人员等，都是影响会议顺利召开的重要因素，但是其实对于客户来说，价格费用等也是比较需要考虑的方面。如果花费的费用非常高昂的话，对于客户来说也是一个不小的负担，相比之下更多的人，在选择会议室预订服务的时候，更倾向于选择性价比更高的。为了帮助更多的用户，正确选择合适的会议办公场所，下面就来简单的介绍一下有关市场行情方面的情况。
　首先，影响价格费用高低的因素是多方面的。例如，会议场所所处的具体位置是在哪里，配备的具体设施有哪些，以及有哪些从事服务的人员。一般来说，所处的位置地段越好，收取的费用越高，配备的基础设施越齐全，收取的费用越高，提供服务的人员数量越多，收取的服务费用越高。需要明白的一个道理是，并不是说会议场所越大，设施越好，嗯，提供服务的人员越多就是越适合的。相反的，只有真正合适的会议室才是的选择。非常值得一说的是，从这种角度选择的会议室，不仅可以保障会议顺利的召开，对一个公司企业的发展，也是非常有利的，应该被所有的公司和企业所效仿。
　　其次，影响会议室预定价格费用高低的因素，还有一个很重要的方面，就是开会的时间的长短。按照现在的市场行情来说，绝大多数的公司在收费都是按照时长来计算的，例如一个小时是100块钱还是两百块钱或者更高。这样计算的话，会议召开的时间越长，需要付出的费用也就越多。对于一些老客户来说，承办单位往往能给予老客户不小的价格优惠。因此，从这个方面出发，我们也建议，广大的客户尽量地选择老的合作伙伴。这样既可以更放心，也更加有保障，还可以节约一些费用。
　　再者，从整体的行情来看，会议室预定所收取的费用是比较便宜的。他与一个公司或者企业设立的会议室相比，所花费的成本，远远要低得多。因此，对于一些资金，相对薄弱，资金力量相对有限的企业或者小公司来说，选择租赁其他公司的会议室，是一个不错的选择。它可以很好的起到节约成本的作用，提高一个企业的经济效益，赚取更多的经济利润。
本公司自灯光、音响、视频、舞台租赁业务开展以来，凭借一支富有创造力和开拓精神的团队、汇集强大的智力资源与自身的技术和的设备，我们为各种大型展会、发布会、演唱会、晚会、舞台搭建、灯光音响租赁提供震撼的视听效果！具有成熟的演出设备：电脑摇头灯 追光灯 led帕灯 led面光灯 泡泡机 烟雾机 雪花机 ac灯成像灯 效果灯 激光灯 频闪灯 三基色柔光 聚光灯 电脑换色灯 图案灯 音响设备模拟/数字调音台 全频音响 线阵系列 无线话筒 电筒麦对讲机无线胸麦 话筒支架投影机投影幕投影升降架等 led大屏 雷亚舞台 桁架 truss灯光铝架等等。

上海束影文化传播有限公司是一家集专业灯光、音响、LED显示屏系统的供货、安装、租赁及现场执行服务为一体的专业化公司。公司拥有的硬件设施及经验丰富的技术人员。经过三年的不断进取和广泛的合作资源，现在已经发展成为一家在专业灯光音响行业中知名的企业。

“策划、独特创意、完美表现、严格执行”是我们对自身的要求和对合作伙伴的承诺。上海束影文化传播有限公司有着良好的商业信誉，与全国各地的客户，供应商都建立了良好的业务关系，一致得到了大家的广泛认可。